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CAPACITACIÓN
PERMANENTE
La Capacitación es una inversión, no es un gasto.
Si bien en la mayoría de las
empresas la capacitación es considerada como una actividad
permanente y fundamental para el crecimiento, al momento de ajustar los gastos,
se reducen los presupuestos destinados a este fin en forma significativa ¿por
qué
Crecimiento de la capacitación:
· En
la última década, la realización de cursos de capacitación dentro de las
empresas ha dado un salto cuantitativo y cualitativo. Hay un crecimiento, tanto
en la cantidad de seminarios y cursos como en la calidad de las temáticas y
especializaciones. El mismo comportamiento fue seguido por la oferta, ya que
puede observarse un crecimiento en el número de empresas prestadoras de
servicios de capacitación.
· Este
cambio ha sido generado, principalmente, porque las empresas reconocen como una
necesidad el perfeccionamiento constante de su fuerza laboral, cualquiera sea el
nivel dentro de la estructura jerárquica.
Ahora bien, si las empresas valoran la formación de su personal,
¿por qué motivos, cuando se inicia un proceso de reducción de gastos, en la
mayoría de los casos comienza por la disminución en forma significativa de los
presupuestos de capacitación?
· En
una oportunidad, un cliente que había solicitado un presupuesto para realizar un
curso sobre Técnicas de Ventas dijo, “por el momento lo vamos a suspender porque
estamos con muchas dificultades de ventas”. Finalmente, seis meses después (si,
seis meses), se llevó a cabo la capacitación. Había una diferencia, las ventas
habían disminuido aún más.
¿qué es lo que lleva a postergar
este tipo de decisiones?
En el
proceso que se practica en las empresas para la contratación de servicios de
capacitación, resalta que la dificultad más importante estriba en el hecho de
considerarla como un gasto y no como una inversión.
La Capacitación
como Inversión
Concebir la capacitación como una inversión conduce, necesariamente, al
desarrollo de un proceso que involucra a varias personas de diferentes áreas de
la organización; por ejemplo, el responsable de un sector, el personal de
recursos humanos y quizás el usuario directo. Este tipo de inversión requiere
análisis, es lo que técnicamente se denomina una compra racional.
Compra racional
Etapas del proceso:
1. Reconocimiento de la necesidad
2. Definición de la clase de producto o servicio y desarrollo
de especificaciones
3. Búsqueda de proveedores
4. Análisis de propuestas
5. Selección del proveedor y elaboración de la orden de
compra
6. Evaluación del rendimiento
Teniendo en cuenta las etapas enunciadas, si comparamos el proceso de compra de
una máquina con el proceso de compra de un curso se observará con mayor claridad
por qué se considera que la capacitación no recibe el tratamiento que
corresponde a una inversión.
Compra de maquinaria
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Se realizan estudios que determinan la necesidad de incorporar
nueva tecnología. Pueden participar en el proceso el Jefe de Producción, el
Supervisor de Planta, personal de Oficina Técnica, el Responsable de Compras
inclusive el Operario, cada uno ofrece su punto de vista. Esta información es
tenida en cuenta para realizar la selección final del proveedor.
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Una vez adquirido el bien, se realiza el montaje con mucho
cuidado para no ocasionar dificultades al momento de su puesta en marcha.
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El Operario, que ha recibido todas las instrucciones necesarias
para su manejo y control comienza a producir. El Supervisor recorre el lugar
varias veces al día para constatar que no se produzcan inconvenientes. El Jefe
elabora estadísticas para que la Gerencia pueda seguir la evolución de la
producción. Luego de un período de fabricación, todos los que estuvieron
involucrados volcarán sus conocimientos intentando que el nuevo equipamiento
genere mayores beneficios. En síntesis, es una inversión, hay que hacerla
rendir.
Compra de un Curso de Capacitación
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Si se trata de empresas grandes, el personal de Recursos
Humanos intenta convencer a los responsables de área de la importancia y la
necesidad de brindar formación a su gente. Si en cambio nos referimos a las
PyME, los dueños se preguntan si es el momento adecuado, si hace falta
entrenar a todos y consideran que la capacitación no le solucionará los
problemas. Por estos motivos, generalmente en las grandes compañías, es solo
el personal de Recursos Humanos el que participa en las etapas de
reconocimiento de la necesidad y la definición de la clase de servicio. En la
pequeñas y medianas suelen postergarse las entrevistas o reemplazarse por “un
programa tipo”.
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Finalmente teniendo en cuenta la importancia del
“perfeccionamiento constante de la fuerza laboral” se aprueba la realización
de la capacitación. Allí comienza otra etapa del proceso de decisión: la
definición de pautas para su implementación tales como: lugar de realización,
días y horarios, total de participantes, etc.
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Los criterios utilizados en estas decisiones son muy diferentes
de los que se adoptan para otras inversiones. Por ejemplo: “necesitamos hacer
el curso en dos días intensivos porque no podemos distraer más tiempo al
personal”. ¿Es esto conveniente para un proceso de aprendizaje? Pareciera no
tener importancia. ¿Realizaría una empresa, el montaje de una máquina
rápidamente sin estar seguro que funcionará correctamente? Nadie se atrevería
a intentarlo.
Comparación.
Finalizada la capacitación, cada persona, que ha participado de ese
entrenamiento vuelve a su actividad cotidiana e intentará poner en práctica lo
aprendido.
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¿Se le presentan dificultades?
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¿Ha logrado utilizar alguna de las herramientas recibidas?
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¿Puede, su nuevo conocimiento, servir a otros dentro del
sector donde se desempeña?
Rendimiento de la inversión
La mayoría de las empresas no podrían responder estas preguntas porque a
diferencia de otras inversiones, ni el Supervisor, ni el Jefe, ni el Gerente
realizan un seguimiento adecuado. Nadie se acerca al personal para que informe
sobre qué cosas podrían mejorarse poniendo en práctica lo que ha aprendido. La
ausencia de feedback a veces se produce por no valorizar el entrenamiento, a
veces por “falta de tiempo” y otras por temor a lo desconocido. En síntesis, no
se mide y evalúa el rendimiento de la inversión.
Pasos a seguir
La capacitación es una excelente herramienta para el
desarrollo de la empresa. Es un medio, que utilizado adecuadamente, le
facilitará el camino hacia el logro de sus objetivos.
La capacitación no es un fin en si misma, está dirigida
para alguien y para algo.
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Lleve a cabo una detección de las necesidades de
capacitación. Conozca la demanda. Involúcrese con su personal para
identificar sus fortalezas y debilidades, de este modo seleccionará en forma
más conveniente los contenidos a trabajar en el entrenamiento.
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Si el curso se realiza dentro de su empresa, brinde al
Instructor (sea interno o externo), toda la información necesaria para que
pueda diseñar una capacitación a la medida de sus necesidades, si usted va a
enviar a su personal a capacitarse fuera de la empresa, indague con
detenimiento acerca de los contenidos y la metodología que se utilizará en
esa jornada. Recuerde: USTED VA A REALIZAR UNA INVERSIÓN.
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Intente armonizar los tiempos de la capacitación con las
exigencias de la empresa. Me refiero al análisis de la duración del curso y
de la frecuencia de los encuentros.
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Al finalizar la capacitación trabaje para obtener los máximos
beneficios de esta inversión. Sea exigente, transforme el “saber” en “saber
hacer” aplicado al trabajo. Usted puede proponer: “De lo aprendido en el
curso ¿hay algún cambio que considere conveniente realizar?, ¿Por qué?. Al
mes siguiente insista, ¿qué herramienta podríamos implementar este mes que
mejoraría la calidad de trabajo de nuestro sector?
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Por último, comparta con su gente la evaluación del
rendimiento. Ofrezca feedback al personal y ellos le ofrecerán cada día
mejores resultados
En la práctica
Frecuentemente escuchamos que las empresas y el personal deben
capacitarse permanentemente para mantenerse a la vanguardia y no
desactualizarse. Pero ¿comprendemos lo que es la capacitación permanente?
Capacitación permanente no es
Capacitación permanente es
No es involucrase en el trabajo actual, es escuchar al
trabajador y brindarle opciones de acuerdo a sus capacidades, sin camisas de
fuerza.
Vemos como el capacitarse nos da resultados generalmente en el estado de ánimo
del trabajador, porque eso si, es evidente que tras un día de conferencia bien
dirigida y llevada por un SHOWMAN que motiva hasta a una tortuga, nos sentimos
con ganas de comernos el mundo y vemos que podemos dar mas, pero al día
siguiente y tras encontrase con el jefe que le da la misma lata de siempre, se
nos va la inyección de motivación a los pies y la capacitación recibida se queda
en el libro de notas que nos entregaron junto con el refrigerio y antes del
certificado.
Es por eso que la capacitación debe ser algo bien compartido y valorado por
todos los niveles y buscando que los temas generen procesos o se incorporen a
los existentes para que trasciendan en el tiempo y creen hábitos de cambio.
Se debe tener cuidado al involucrar a un tercero para que platique con el equipo
de trabajo, ya que si se designa a un MOTIVADOR, y este no sabe enfocar el
objetivo, puede generar reacciones en contra e incluso, desautorizar nuestro
trabajo como líder; de hecho ya no existen motivadores, hoy son FACILITADORES
enfocados a temas específicos que inmersos en un ambiente de optimismo y de
solución, les muestran porque pueden ser mejores y apuntar a la luna para por lo
menos alcanzar una estrella.
No te mates buscando la manera de motivar, busca la forma de
incentivar el cambio hacia el optimismo y la actitud positiva, el sentido de
pertenencia para con el trabajo. De motivos esta lleno un suicida, es un
motivado al 100%, por eso capacitar no es gritar aleluyas y repetir frases de
SI SE PUEDE y SOMOS LOS MEJORES, hay que metérselas en el corazón y ser
tangibles en los temas usando un lenguaje y un ambiente optimista y fácil.
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